Privacyverklaring NLA coaching

NLA coaching is een eenmanszaak gerund door Nanda Lammers – van der Aa (woonachtig Goorsestraat 195 te Haaksbergen). Er wordt zowel als ZZP’er gewerkt, als in onderaanneming. Deze privacyverklaring gaat over NLA coaching als eenmanszaak. Als er sprake is van werk vanuit onderaanneming geldt het privacy beleid van de betreffende organisatie.

NLA coaching heeft te maken met verschillende wet- en regelgeving. Vanuit de kernactiviteiten is de jeugdwet en WMO het meest van toepassing. Om deze goed en zorgvuldig uit te voeren is NLA coaching aangesloten bij de beroepsvereniging BPSW. Daarnaast heeft NLA coaching een verplichting zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Hierop is de Wet Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. In deze privacyverklaring staat beschreven hoe NLA coaching omgaat met uw persoonsgegevens.

Verzamelen van persoonsgegevens

NLA coaching verzamelt via de website en sociale media gegevens die enkel en alleen gebruikt wordt om gedrag van bezoekers te analyseren met als doel de website te verbeteren en eventueel het aanbod af te stemmen op voorkeuren van de bezoekers. Er is een mogelijkheid om een contactformulier in te vullen waar een email adres wordt gevraagd. Deze wordt uitsluitend gebruikt voor communicatie waarover contact is opgenomen.

Voor een hulpverleningstraject worden persoonsgegevens verzameld. Deze worden verwerkt in een elektronisch patiënt dossier (EPD) met een NEN7510 certificaat. In dit systeem krijgt iedere cliënt een identiek cliëntnummer.

Persoonsgegevens die verzameld worden zijn:

• Voor- en achternaam cliënt
• Voor- en achternaam gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s) (indien cliënt jonger is dan 18 jaar)
• Geboortedatum cliënt
• Adresgegevens cliënt
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Geslacht
• BSN nummer (nodig om informatie uit te wisselen met betrokken gemeente of zorgaanbieders)
• Huisarts (optioneel)
• School (optioneel)
• Hulpvraag
• Relevante indicaties
• Relevante diagnoses
• Sociale context

Na de intake wordt een stimuleringsplan opgesteld. Deze wordt besproken en na ondertekening toegevoegd aan het dossier.

Indien een particulier traject van toepassing is wordt naast bovenstaande persoonsgegevens ook betaalgegevens verzameld ten behoeve van facturering. Voor het versturen van de factuur wordt gebruik gemaakt van een ISO gecertificeerd boekhoudprogramma.

Het dossier is ten alle tijden inzichtelijk voor de cliënt (en/of ouders als de cliënt minderjarig is). 

Digitale communicatie tussen NLA coaching en client zal via beveiligde systemen plaats vinden.

NLA coaching heeft recht om deze persoonsgegevens te verzamelen vanuit punt 2 van de grondslagen verwerken persoonsgegevens van de AVG: Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren.

Delen van persoonsgegevens

NLA coaching is een eenmanszaak. Daarmee is het intern delen van gegevens niet van toepassing. Informatie delen met externe betrokkenen (bijv. betrokken jeugdregisseur, wijkcoach, school, huisarts) gaat altijd in overleg met cliënt en/of ouder(s)/verzorger(s). Hiervoor wordt vooraf toestemming gevraagd (bij aanvang van het hulpverleningstraject eenmalig schriftelijk d.m.v. een handtekening, gedurende het traject mondeling of via email). Voor uitwisselen van gegevens wordt toestemming gevraagd op basis van onderstaande opsomming: 

• Ouder(s)/verzorger(s), als het kind jonger is dan 12 jaar
• Ouder(s)/verzorger(s) en kind, als het kind tussen 12 en 16 jaar is
• Het kind, als het 16 jaar of ouder is. Het is essentieel ook dan met de ouder(s)/verzorger(s) af te stemmen

Cliënt, of indien van toepassing ouder(s)/verzorger(s), heeft altijd recht om deze toestemming in te trekken.

Datalek

Bij een datalek worden er vertrouwelijke informatie, meestal per ongeluk, gedeeld met derden die geen toegang mogen hebben tot deze informatie. Ook kan er bijvoorbeeld sprake zijn van een cyberaanval. NLA coaching stelt alles in werking om datalekken te voorkomen. Onder andere door te werken met een beveiligde laptop en telefoon en deze ook te voorzien van systeemupdates. Mocht er toch een datalek ontstaan zal deze binnen 72 uur gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Bewaartermijn

In de Wet op de jeugdzorg staat de bewaartermijn van 15 jaar ‘nadat het dossier is gemaakt of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is’ (art. 55 WJZ). NLA coaching zal deze bewaartermijn hanteren.

Indien u van mening bent van NLA coaching niet voldoet aan deze privacyverklaring kunt u ten alle tijden een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).